Sivuston ja sen uudistusprojektin taustaa – osa 1

Tässä jutussa kerrotaan Pirkanmaan sairaanhoitopiirin (PSHP) omistaman TKrekry.fi sivuston ja nyt käynnissä olevan uudistusprojektin taustoista eli siitä miten tähän päivään on tultu. TKrekry on Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kehittämä ja ylläpitämä valtakunnallinen terveyskeskuksien käyttöön tarkoitettu lääkärien ja hammaslääkärien rekrytointisivusto. Kyseessä on myös blogin ensimmäinen varsinainen kirjoitus, joten harjoitellaan, harjoitellaan. Juttu on jaettu kahteen osaan. Ensimmäisessä pohditaan nykyisen sivuston taustoja ja tulevassa osassa sivuston uuden version määrittelyä ja suunnittelua.

Nykyisen sivuston toteutus

TKrekry sai alkunsa 2008 syksyllä. Silloinen PSHP:n projektiryhmä oli saanut terveyskeskusten ylilääkärien aloitteesta Tampereen Lääkäripäivien kohdeapurahan. Projektiryhmälle oli syntynyt ajatus siitä, että apuraha tulisi hyödyntää jotenkin terveyskeskusten lääkäripulan ja rekrytoinnin helpottamiseksi ja verkkosivuston toteutus aiheen tiimoilta voisi tuoda eniten vastinetta rahalle.

Lääkäripula

Niin nykyään, kuin silloin viisi ja puoli vuotta sitten, terveyskeskuksilla on haasteita saada riittävästi pätevää henkilöstöä palkatuksi (etenkin pienillä paikkakunnilla). Tämä koskee erityisesti lääkäreitä ja hammaslääkäreitä, joilla on usein mahdollisuudet kilpailuttaa palkkansa ja työsuhde-etunsa. Yksityisellä sektorilla on myös merkittävä rooli terveyskeskusten henkilöstöpulassa, joilla ei ole vastaavaa markkinointi- ja rekrytointibudjettia käytössään.  Usein lääketieteen opiskelijat rekrytoidaan ”suoraa koulun penkiltä” töihin yksityiselle. Voidaan kai puhua ns. lääkäripulasta.

Näin käytettävyysasiantuntijan näkökulmasta on mielenkiintoista lukea Suomen Lääkäriliiton työvoimapoliittista ohjelmaa, jossa arvioidaan, että ”600 lääkärin työpanos menee hukkaan toimimattomien tietojärjestelmien vuoksi”. Jälkikäteen on helppo viisastella ja kallista korjata, mutta tällä saralla olisi merkittävästi savottaa mitä tulee käyttäjien tavoitteiden ja tehtävien ymmärtämiseen, riittävän käytettävyyden ja teknisen laadun varmistukseen sekä ketteriin toimituksiin. Toivottavasti Apotissa ei toisteta menneisyyden virheitä.

Takaisin aiheeseen.

Päädyin konsultoimaan projektiryhmää sivuston suunnittelussa ja toteutuksessa ja parin ensimmäisen tapaamisen aikana sen alustava tavoite, käyttäjät, kilpailijat, sisällöt ja toiminnallisuudet alkoivat hahmottua. 10.10.2008 päivätyssä palaverimuistiossa on todettu seuraavaa:

Projektissa suunnitellaan ja toteutetaan rekrytointisivusto tkrekry.fi jonka tavoitteena on kertoa millaista työskentely terveyskeskuksissa julkisen työnantajan palkkaamana on sekä ilmoittaa terveyskeskusten avoimista työpaikoista Pirkanmaalla. Myöhemmässä vaiheessa verkkopalvelu voi kattaa ERVA-alueen muut terveyskeskukset tai jopa koko valtakunnan julkisen terveydenhuollon avoimet työpaikat.  Sivuston sisällön ylläpidon ja työpaikkojen ilmoittamisen tulee onnistua ilman teknistä osaamista.

Myöhemmin samainen asia kiteytyi seuraavaan muotoon:


TKrekry on verkkosivusto, jonka tavoitteena on tukea ja tehostaa lääkärien ja hammaslääkärien rekrytointia terveyskeskuksiin:

  • Kertomalla mitä työskentely terveyskeskuksessa on ja mistä terveyskeskuksen palkkalistoilla olevan lääkärin tai hammaslääkärin palkka muodostuu.
  • Ilmoittamalla terveyskeskusten avoimista työpaikoista (ainoastaan lääkärit ja hammaslääkärit tässä vaiheessa).
  • Tekemällä yhteydenoton terveyskeskuksen rekrytoinnista vastaaviin henkilöihin mahdollisimman helpoksi.

Visio: TKrekry on ensimmäinen ja tärkein tiedonlähde jokaiselle uutta työpaikkaa hakevalle lääkärille tai hammaslääkärille. TKrekry palvelee sekä terveyskeskusten, että työnhakijoiden tarpeita olemalla selkeän informatiivinen ja käytettävä verkkopalvelu.

Sivuston mahdollisiksi käyttäjiksi tunnistettiin seuraavat ryhmät, mutta näiden tavoitteita, tarpeita tai tehtäviä ei projektissa tutkittu:

  1. Työpaikkaa hakevat lääkärit ja hammaslääkärit
  2. Hoitohenkilökunta
  3. Erityishenkilöstö (esim. puheterapeutit, psykologit yms)
  4. Työpaikkailmoituksia hallinnoivat ihmiset terveyskeskuksissa
  5. PSHP:n Yleislääketieteen vastuunalueen (silloinen YLVA) määrittämä ylläpitäjä

Sivuston toteutuksesta sovittiin silloisen ja sittemmin edesmenneen BF Engineeringin kanssa, jonka kautta allekirjoittanut myös työllisti itsensä projektin suunnittelijaksi ja projektipäälliköksi. Projekti toteutettiin perinteiseen tapaan ilman sen erityisempiä haasteita tai oivalluksia:

  1. Tavoitteiden ja käyttäjien määrittely.
  2. Informaatioarkkitehtuurin ja sisältöjen suunnittelu.
  3. Toiminnallinen määrittely.
  4. Tekninen suunnittelu eli käytännössä julkaisujärjestelmän (Radiant CMS, tästä myöhemmin lisää) valinta.
  5. Käyttöliittymäsuunnittelu.
  6. Sisällöntuotanto.
  7. Tekninen toteutus ja sivuston koostaminen.
  8. Hyväksyntätestaus.
  9. Käyttäjien koulutus.
  10. Julkaisu.

Tai no yksi haaste tulee mieleen. Sivuston tuotantoympäristö. Alustava suunnitelma oli hostata (suomeksi isännöidä?) sivusto Sigmaticillä, koska palveluntarjoajasta oli aikaisempaa kokemusta. Sivuston julkaisujärjestelmä ja siihen sivustoa varten tehdyt laajennokset toteutettiin Ruby on Railsilla. Tuolloin Rails 2 oli kuuminta hottia, mutta Suomessa vielä kohtalaisen uusi tuttavuus. Syystä tahi toisesta (versiot, riippuvuudet jne.) sivustoa ei saatu toimimaan Sigmaticin webhotellissa, joten se päätettiin hostata Herokussa. Tätä päätöstä ei ole tarvinnut katua hetkeäkään.

Sivusto julkaistiin viimeisten viilauksien ja PSHP:n terveyskeskusten käyttäjien koulutusten jälkeen helmikuussa 2009 Tampereen yliopiston lääketieteen opiskelijoille pidetyssä rekrytointitilaisuudessa.

Nykyisen sivuston jatkokehitys

Keväällä 2009 allekirjoittanut teki kevyen käyttäjätutkimuksen tehtäväanalyysin muodossa sivuston terveyskeskuskäyttäjien rekrytointiprosesseista. Tutkimus oli osa Tampereen teknillisen yliopiston vastaavaan kurssin suoritteita.

Kesän 2009 aikana sivustoon tehtiin jatkokehitystä sen käytön laajentamiseksi koko valtakuntaan. Esim. sisällöt käännettiin ruotsiksi. Syksyllä koulutukset ja käyttö laajenivat koko TAYS:n alueelle ja vuoden 2010 aikana myös muille ERVA-alueille eli koko maan terveyskeskusten käyttöön.

2010 ja 2011 sivuston eri käyttäjiltä kyseltiin niin paperilla kuin sähköisesti asioita sivuston käytöstä ja kokemuksista, mutta näissä kyselyissä vastausprosentti jäi pieneksi eikä saaduista vastauksista saatu toivottua syötettä sivuston jatkokehitykseen. 2011 sivustolle toteutettiin myös työpaikkailmoitusten julkaisu TKrekryn Facebook-sivulle.

2012 lähinnä jahkailtiin jatkokehityksen suhteen ja 2013 talvella ryhdyttiin verkkaisesti hommiin.

TKrekryn kehitys kokonaisuutena voidaan jakaa seuraaviin ylätason aiheisiin, joita kaikkia pitäisi ideaalimaailmassa suunnitelmallisesti edistää ja kehittää:

  1. Tuote / tekniikka eli sivuston ominaisuudet, toiminnot, visuaalinen ilme, vakiosisällöt jne.
  2. Sivuston tunnettuus ja kattavuus (käytössä kaikissa terveyskeskuksissa) eli markkinointi ja siihen liittyvä verkostoituminen sekä ajankohtaisen ja vaihtuvan sisällön tuotanto ja sisällöntuotantoprosessi.
  3. Terveyskeskusten tuottamien työpaikkailmoitusten ja muun sisällön sekä itse rekryprosessien kehittäminen / valmentaminen.

Kunnianhimo ja käytössä olevat resurssit ja raha määrittävät sen kuinka laajalti näitä aiheita voidaan edistää. Mielestäni vaarana on, että jos / kun kehityksessä jäädään ensimmäiselle tasolle, niin sivuston tavoitteisiin ei päästä eikä visiota saavuteta. Haaste, jota lähdetään ratkaisemaan verkkosivustolla, on harvoin ratkaistavissa pelkästään toteuttamalla ko. sivusto. Monen muunkin asian on muututtava, oli kyse sitten organisaatiosta, prosesseista, viestinnästä jne. jotta ideaalitulokseen tai edes lähelle päästäisiin.

Kirjoitan tästä kehitystyöstä eli sivuston uuden version suunnittelusta lisää jutun toisessa osassa.

Blogin tulevia aiheita

Ilmeisesti blogaajan pitää aloittaessaan laatia itselleen lista aiheista, joista myöhemmin kirjoittaa, joten tässä omani:

Jos siis nämä aiheet kiinnostavat, niin laita blogin linkki talteen, tilaa RSS-syöte tms. millä sitten seuraatkaan blogeja.

Toivoisin kovasti myös kommentteja, mielipiteitä, kritiikkiä tai ihmisten omia kokemuksia web-projekteista kommentteihin. Jakamalla kokemuksia meistä toivottavasti tulee parempia, joten osallistu keskusteluun!

3 kommenttia artikkeliin ”Sivuston ja sen uudistusprojektin taustaa – osa 1

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s