Sivuston ja sen uudistusprojektin taustaa – osa 2

Tässä juttusarjan toisessa osassa kerrotaan työnalla olevan TKrekry.fi:n uuden version suunnittelusta, joka tehtiin vuoden 2013 aikana. Juttusarjan ensimmäisessä osassa avattiin nykysivuston toteutuksen taustoja.

Sivuston uuden version suunnittelu käynnistyi 2013 talvella edellisen vuoden ollessa pitkälti hiljaiseloa kehitystöissä. Suunnitteluprojektin tavoitteeksi asetettiin ”selvittää käyttäjälähtöisesti onko uudistamiselle tarvetta ja millainen mahdollinen uusi versio tulisi olemaan”. Käytännössä projekti vaiheistui seuraavasti:

  • Käyttäjätutkimuksen tekijän rekrytointi ja tutkimuksen suunnittelu
  • Sivuston tavoitteiden, vaatimusten ja käyttäjäryhmien tarkistaminen
  • Käyttäjätutkimuksen toteutus
  • Konseptisuunnittelu ja toiminnallinen määrittely
  • Sivuston käyttöasteen tarkistaminen ja käyttäjäkysely
  • Päätös sivuston uusimisesta

Käyttäjätutkimuksen tekijän rekrytointi ja tutkimuksen suunnittelu

Koska projektin tavoitteena oli tarkistaa nimenomaan käyttäjälähtöisesti olisiko sivuston uudistamiselle tarvetta, piti se väistämättä sisällään käyttäjätutkimuksen. Itse en olisi muilta töiltäni tutkimusta ehtinyt tekemään ja toisaalta projektin budjetti oli rajallinen, joten suunnitelmana oli kääntyä Tampereen korkeakoulujen puoleen ja pyrkiä rekrytoimaan käytettävyyttä opiskeleva lopputyöntekijä projektiin.  Otin yhteyttä Tampereen teknillisen yliopiston ihmiskeskeisen teknologian yksikköön, Tampereen yliopiston informaatiotieteiden yksikköön (vuorovaikutteinen teknologia) ja Tampereen ammattikorkeakouluun asian johdosta. Teknillisen yliopiston vastaus oli käytännössä, että diplomitöitä ei tehdä ilman korvausta joten kääntykää yliopiston puoleen. Yliopistolta löytyikin useita hyviä hakijoita tehtävään ja näiden joukosta valittiin Johannes Pitkänen tutkimusta tekemään.

Suunnittelimme tutkimuksen yhdessä Johanneksen kanssa ja käytännössä siinä tultaisiin kyselyn, haastattelun, käytettävyystestin ja kilpailija-analyysin keinoin vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:

  • Minkälaiset käyttäjät käyttävät sivustoa ja miksi?
  • Miksi käyttäjä käyttäisi juuri tätä sivustoa?
  • Mitkä seikat houkuttelevat käyttäjiä?
  • Miksi käyttäjä käyttäisi mieluummin jotain toista sivustoa?
  • Miten käyttäjäkuntaa voidaan laajentaa?

Näiden kysymysten myötä saataisiin muodostettua kokonaiskuva käyttäjien tarpeisiin pohjautuvista perusteluista sivuston uudistamiselle (tai sitä vastaan). Suunnittelun taustamateriaalina käytettiin aikaisemmin tehtyjä kyselytutkimuksia ja tehtäväanalyysiä. Tutkimuksen suunnittelun yhteydessä puntaroitiin myös mahdollisuutta, että Johannekselle olisi tullut työpariksi lääketieteen opiskelija. Toinen suunnittelun yhteydessä keskusteltu idea oli se, että projektin yhteydessä rakennettaisiin ns. käyttäjäverkosto, jonka kautta voitaisiin myöhemmin mm. rekrytoida testihenkilöitä käytettävyystesteihin. Nämä ajatuksen jäivät kuitenkin toteuttamatta, koska tarvittavia resursseja käytäntöön viemiseksi ei ollut.

Sivuston tavoitteiden, vaatimusten ja käyttäjäryhmien tarkistaminen

Käyttäjätutkimuksen suunnittelun rinnalla valmisteltiin ja pidettiin työpaja johon osallistuivat kaikki asianosaiset eri ERVA-alueilta. Työpajan tavoitteena oli tarkistaa ns. liiketoiminnan tavoitteet ja vaatimukset sivustolle sekä sen käyttäjäryhmät ja näiden tehtävät sivustolla. Samalla ideoitaisiin uusia mahdollisia sisältöjä, toiminnallisuuksia ja tapoja markkinoida sivustoa.

Työpajan tuloksena todettiin, että sivuston tavoitteet ja kohderyhmät ovat samat kuin aikaisemmin, mutta ensimmäistä työpaikkaansa hakevat lääketieteen opiskelijat / vastavalmistuneet ja erityis- ja erikoistumiskoulutukseen hakeutuvat lääkärit nostetaan sivuston ensisijaisiksi käyttäjäryhmiksi.

Käyttäjätutkimuksen toteutus

En lähde tässä yksityiskohtaisesti avaamaan käyttäjätutkimuksen sisältöä, koska toiveeni on, että Johannes kirjoittaisi siitä jutun jossain vaiheessa. Seuraavassa kuitenkin tiivistäen:

  • Tutkimukseen osallistui 7 terveyskeskuksessa työskentelevää nuorta lääkäriä ja 3 terveyskeskusten rekrytoinnista vastaavaa henkilöä kolmelta eri paikkakunnalla.
  • Yksi testisessio sisälsi taustatieto- ja kyselylomakkeiden täyttämisen, TKrekryn ja jonkun muun rekrysivuston käyttöä vertailevan käytettävyystestin ja haastattelun.
  • Tutkimukseen osallistuneille lääkäreille tärkein tapa hakea töitä on suora yhteydenotto työnantajaan. Samaan tulokseen oli päädytty aikaisemmissa kyselytutkimuksissa.
  • Palvelun tunnettuus ja kattavuus eli se, että kaikki työnantajat ovat edustettuina (ajantasaisesti) sivustolla, oli tärkeää lääkäreille.
  • Yhteystietojen ja työpaikkailmoitusten ohella jatkokoulutuksesta kertovat sisällöt kiinnostivat lääkäreitä.
  • Terveyskeskuskäyttäjille ilmoituksen jättämisen nopeus ja vaivattomuus oli tärkeää ja mielellään vielä siten, että kunnan oma rekryjärjestelmä työntäisi ilmoitukset muihin palveluihin (Mol.fi, Kuntarekry.fi, Terveysportti.fi, TKkrekry.fi jne.).
  • Sivuston toimivuutta mobiililaitteilla ei pidetty oleellisena.

Tutkimuksen tuloksena voitiin todeta, että sivustolta ei käyttäjien näkökulmasta löydy merkittäviä puutteita sisällöissä tai toiminnallisuuksissa, mutta suurin savotta on sen markkinoinnissa kaikille kohderyhmille.

Tehdyn käyttäjätutkimuksen (ja aikaisempien) pohjalta Johannes kirjoitti kolme käyttäjäpersoonaa (kaksi lääkäreille, yksi terveyskeskuskäyttäjille) konseptisuunnittelun ja mahdollisen tulevan toteutusprojektin tueksi. Käyttäjäpersoonathan ovat siis käyttäjistä kerättyihin tietoihin pohjautuvia käyttäjien arkkityyppejä, joista voi olla hyötyä palvelun tai tuotteen kehityksessä, jos toteutustiimi pystyy niiden avulla paremmin astumaan loppukäyttäjien saappaisiin suunnitteluratkaisuita tehdessään. Ks. lisää käyttäjäpersoonista Wikipediassa.

Konseptisuunnittelu ja toiminnallinen määrittely

Yhdistämällä työpajassa syntyneet ideat nykysivuston toiminnallisuuteen, sivuston olemassaolon aikana kerättyihin kehitysehdotuksiin ja käyttäjätutkimuksen tuloksiin saatiin aikaan ensimmäinen vedos sivuston uudesta versiosta ja sen ominaisuusluettelosta.

Konseptisuunnittelun syötteeksi tehtiin vielä kevyt kilpailija-analyysi vertailemalla eri rekrytointisivustoja keskenään sekä kahlattiin läpi kävijäseurantadataa (tästä aiheesta myöhemmissä jutuissa lisää). Kävijäseurantadatan perusteella noin 15% sivuston kävijöistä käytti selaamiseen mobiililaitetta tai tablettia, joten eri päätelaitteille mukautuva (ns. responsiivinen) käyttöliittymä tuli vaatimukseksi vaikka käyttäjähaastatteluiden perusteella sitä ei tarpeelliseksi tunnistettu. Onkin tärkeää vahvistaa käyttäjien väittämät tarkkailemalla mitä he tekevät.

Suunnittelussa tehtiin kaksi selkeää rajausta. Ensinnäkin sivustolla olevat ammattiryhmät tulisivat olemaan edelleen samat (lääkärit, hammaslääkärit) vaikka joitain toiveita palvelun laajentamisesta muihin ammattiryhmiin oli ajan saatossa esitetty ja aiheesta monta kertaa keskustelu jo ihan nykysivuston ensimmäisestä suunnittelupalaverista lähtien. Tarkka fokus kahteen ammattiryhmään nähdään palvelun etuna ja kilpailutekijänä erottautumisessa muista palveluista. Toinen vastaava rajaus oli se, että palvelussa työnantajina tulisivat edelleen olemaan pelkät terveyskeskukset. Sairaaloiden jne. ottaminen mukaan palveluun veisi huomioarvoa terveyskeskuksista, jossa lääkäreistä ja hammaslääkäreistä on pulaa ja joiden rekrytointihaasteisiin sivusto oli alun alkaen perustettu.

Itse suunnitelma konkretisoitui kahteen artefaktiin: Dokumenttiin nimeltä Toiminnallinen määrittely (plus se ominaisuusluettelo) sekä sivuston julkisen puolen HTML-prototyyppiin.

Kevyt toiminnallinen määrittely piti sisällään sivuston vision, käyttäjien tavoitteet, persoonien näkökulmasta kirjoitetut sivuston tärkeimmät käyttöskenaariot, tietomallin (ks. kuva) ja informaatioarkkitehtuurin. Dokumentin tarkoitus oli siis toimia toteutuksen lähtökohtana ja ohjenuorana, mutta toisaalta myös mahdollistaa sivuston jatkokehitykseen liittyvä päätöksenteko ja toimia mahdollisen kilpailutuksen pohjamateriaalina.

tietomalli

Päätin tehdä sivuston julkipuolen käyttöliittymäsuunnittelun suoraa protoilemalla HTML:ää. Tämähän on ollut viime vuosien kestoaihe www-suunnittelijoiden keskuudessa eli tehdäkö rautalangat ja leiskat perinteisesti vai hypätäänkö suoraa koodaamaan? Otin protoon mukaan jQuery Mobile käyttöliittymäkirjaston, koska muuten aikaa olisi palanut kohtuuttomasti CSS:n koodaamiseen. Ja aikaa paloi silti. Koodaaminen on kokoluokkaa tarkempi suunnittelutyökaluna kuin Photoshop tms. ja kahta tarkempi kuin esim. Balsamiq, joten luonteensa vuoksi nysväämiseksihän se meni (asiaa ei myöskään auta se, että on pedantti ja tehnyt fronttikoodia työksensä). Huomasin myös että JQM:n käyttö rajoitti ajatteluani ja suunnitteluratkaisuja, koska käyttöliittymäkontrolleja on helppo leikata-liimata paikalleen esimerkkien pohjalta, mutta asetettujen reunaehtojen rikkominen on työlästä. Piirtotyökalussa reunaehtoja on merkittävästi vähemmän (lähinnä UI-suunnittelun hyvät käytännöt). Jatkossa tulen piirtämään ensimmäisen iteraation käyttöliittymästä Balsamiqillä ja hyppään vasta sen jälkeen HTML:ään, jos tarve.

Sivuston hallintatyökalun suunnittelu rajattiin projektista ulos varsinaisen toteutusprojektin asiaksi.

Konseptisuunnitelma esiteltiin asianosaisille projektin toisessa työpajassa. Sivuston uudistamisen puolesta puhuivat seuraavat seikat:

  • Lääketieteen opiskelijoiden / vastavalmistuneiden nostaminen tärkeimmäksi kohderyhmäksi ja sisällön uudistaminen heidän tarpeisiinsa.
  • Terveyskeskusten yhteystietojen selkeämpi esitys, terveyskeskusten sekä niiden koulutusvalmiuksien esittelysisällöt.
  • Työpaikkavahdin toteutus.
  • Sijaisuusilmoitusten määrän lisääminen sivustolla ja niiden huomioarvon kasvattaminen.
  • Rakennemuutokset sivuston organisaatiohallintaan, terveyskeskuksella voi olla useita fyysisiä toimipisteitä.
  • Käytettävyysparannukset työpaikkailmoitusten (mm. toistaiseksi voimassa olevat ilmoitukset) ja yhteystietojen julkaisun osalta.
  • Ilmoitusten julkaisu TKrekryyn suoraa Kuntarekrystä ja mahdolliset muut integraatiot.
  • Sivuston visuaalisen ilmeen freesaus (ei niinkään perustelu, mutta kannattaisi tehdä samalla, jos sivusto uusitaan).

Sivuston uudistamista vastaan tunnistettiin seuraavat seikat:

  • Käyttäjätutkimuksen perusteella ei löytynyt merkittäviä sisällöllisiä tai teknisiä puutteita; parannuskohteet liittyvät palvelun tunnettuuteen ja kattavuuteen.
  • Ajankohtaisen sisällön tuottamiseen ei ole resursseja eikä käyttäjien näkökulmasta tarvetta (kunhan terveyskeskusten tiedot ovat kunnossa), joten nykyiset julkaisutyökalut ovat riittävät.
  • Kustannukset ja uudistusprojektista PSHP:lle ja kumppaneille aiheutuva oman toimen ohella tehtävä työ.

Lopullinen päätös sivuston uudistamisesta jäi työpajan jälkeen vielä kypsymään, mutta käytännössä mahdollisia etenemisvaihtoehtoja tunnistetiin neljä erilaista:

  1. Ei tehdä mitään tai ajetaan nykyinen sivusto alas.
  2. Terveyskeskusten esittelysisältöjen toteutus ja muun sisällön stilisointi nykysivustolle.
  3. Kokonaan uuden sivuston hankinta kilpailuttamalla.
  4. Kokonaan uuden sivuston hankinta (karsituin ominaisuuksin) samalla porukalla kuin millä nykysivusto on tehty.

Sivuston käyttöasteen tarkistaminen ja käyttäjäkysely

Osana konseptin viimeistelyä päätettiin suorittaa vielä kyselytutkimus niille terveyskeskuksille, jotka eivät käytä TKrekryä ja pyrkiä selvittämään käyttämättömyyden syitä ja mahdollisia parannuksia joilla käyttöastetta saataisiin nostettua. Sivuston käytöstä kerätyn datan perusteella arviointiin, että 150 terveyskeskuksesta vain 65 kpl (43%) oli jättänyt palveluun ilmoituksen 2013 vuoden aikana. Aihe on siinä mielessä mielenkiintoinen, koska palvelun käyttö terveyskeskuksille on ilmaista (miksi siis olla käyttämättä?).

Kukin ERVA-alue kontaktoi omat passiiviset terveyskeskuksensa 2013 loppuvuoden aikana ja näistä noin puolelta saatiin selkeä vastaus käyttämättömyyteen. Pääasialliset syyt olivat seuraavat:

  • Palvelusta ei tiedetä
  • Käyttö koetaan työlääksi muiden ilmoituskanavien ohella
  • Palvelua ei koeta hyödylliseksi
  • Rekrytointi on ulkoistettu
  • Ei ole avoimia paikkoja joita ilmoittaa
  • Jokin muu syy

Alhainen käyttöaste on iso ongelma, koska käyttäjätutkimuksen mukaan sivuston mahdollisimman laaja kattavuus (ja tunnettuus) olivat lääkäreille tärkeä asia. Toisaalta terveyskeskukset eivät vaivaudu käyttämään palvelua, jos sen kautta ei saa itselle riittävästi näkyvyyttä (kävijöitä, työnhakijoita). Kyseessä on siis perinteinen muna-kana ongelma.

Meneillään olevan uudistusprojektin yksi tavoitteista onkin nostaa käyttöastetta merkittävästi. Kirjoitan käyttöasteesta, tavoitteista ja mittareista lisää blogissa myöhemmin.

Päätös sivuston uusimisesta

Päätös uuden sivuston toteutuksesta (karsituin ominaisuuksin) tehtiin joulukuussa 2013. TKrekryn toimintaa haluttiin jatkaa, mutta nykyisen sivuston jatkokehitys (vaihtoehto 2) katsottiin riittämättömäksi vastaamaan uuteen tahtotilaan. Vaihtoehto 3 puolestaan todettiin potentiaalisesti liian kalliiksi ja työlääksi.

Päädyttiin vaihtoehtoon 4 eli tehdään uusi sivusto, mutta karsituin ominaisuuksin, jotta budjetti saadaan kilpailutusrajan alle. Karsimista pitikin tehdä jos jonkin verran puoleen ja toiseen, mutta nyt projekti on käynnissä ja vauhdissa. Edellisessä jutussa totesin, että jos sivuston kehitys jää ainoastaan sisältöjen, ominaisuuksien ja tekniikan tasolle, niin sivustolle asetettua visiota ei saavuteta. Ikävä kyllä rajalliset resurssit rajoittavat asioiden edistämistä niillä muilla rintamalohkoilla.

Tämän myötä myös tämä kilometrihistoriikki on saatu päätökseen ja seuraavissa jutuissa tulen kirjoittamaan ajankohtaisemmista toteutuksessa vastaan tulleista ja tulevista aiheista.

2 kommenttia artikkeliin ”Sivuston ja sen uudistusprojektin taustaa – osa 2

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s